Digitaalisen hallinnon edistäminen kustannustehokkuuden, toimintavarmuuden sekä demokraattisen päätöksenteon eri toimijoiden tasa-arvon lisäämiseksi
Korona-aika on lisännyt digitalisaation etenemistä, kun hallinnon kustannukset esimerkiksi seminaarien, ruokailujen sekä tilojenkäytön osalta ovat merkittävästi alentuneet. Tällä hetkellä esimerkiksi kahden päivän valtuustoseminaarin hinta Tuusulassa yhtä valtuutettua kohden on kahden hengen huoneessa noin 300 euroa. Tämän lisäksi on lukuisa määrä kokouksia, lautakuntia ja seminaareja, joista syntyy kustannuksia.
Esimerkiksi Kauniaisissa ja monissa muissakin kunnissa luottamustoimihenkilöt sekä virkahenkilöt voivat vapaasti valita itselleen sopivimman tavan osallistua kokoukseen tai seminaariin. Tämä digitaalisen mahdollisuuden olemassaolo ei millään tavalla estä läsnä ollen tapahtuvaa osallistumista aina halutessaan. Myös Tuusulassa pitäisi olla nykypäivän työelämän ja perhe-elämän vaatimusten mukainen, moderni toimintatapa ja hallinto.
Digitaaliset välineet ovat jo olemassa (Teams, Case m) ja niitä on käytetty menestyksekkäästi jo alkuvuodesta 2020 alkaen. Asiakirjat sekä koulutusmateriaalit ovat digitaalisessa muodossa. Konferenssipaikoissa on saatavilla tarvittavat laitteistot ja kaikki pystytään tuottamaan nykyisillä, jo käytössä olleilla välineillä, jolloin nykyisen hybridikokous- ja seminaarijärjestelmän jatkaminen ei tuota merkittäviä lisäkustannuksia.
Digitaalisilla välineillä luodut monipuoliset osallistumismahdollisuudet takaavat sen, että erilaisissa elämäntilanteissa on mahdollista osallistua mahdollisimman tehokkaasti hallinnolliseen toimintaan. Myös perheellisten tai esimerkiksi haastavaa työtä tekevien luottamushenkilöiden pitää voida käyttää demokraattista osallistumismahdollisuuttaan nykyaikaisesti, kuten tapahtuu myös työpaikoilla ja muualla yhteiskunnassa.
Tämä digitaalisten osallistumismahdollisuuksien olemassaolo vähentäisi pitkällä tähtäimellä merkittävästi kustannuksia, mahdollistaisi katkeamattoman toiminnan kaikissa koronan kaltaisissa erikoistilanteissa sekä lisäisi luottamustoimihenkilöiden osallistumismahdollisuuksia perhe-elämän, työelämän sekä mahdollisten pitkäaikaisten sairauksien kohdalla. Etäosallistumisluvalla tapahtuva, vain sairauteen tai mahdolliseen karanteeniin asettamispäätökseen perustuva etäosallistuminen ei ole henkilötietosuojan tai hyvän tavan mukainen ratkaisu, koska se asettaa henkilön sellaiseen asemaan, jossa on hyvin näkyvää, että hänellä on etäosallistumistarpeen aiheuttanut covid- tai muu sairaustilanne. Ei voida laillisesti edellyttää luottamustoimihenkilöltä luottamuksellisia terveystietoja etäyhteyden mahdollistamiseksi. Tämän vuoksi tasa-arvoinen etäosallistumismahdollisuus pitää olla tasapuolisesti tarjolla sekä virkamiehille, että luottamustoimihenkilöille.
Tasa-arvoisen hallinnon mahdollistamiseksi myös valtuustoaloitteiden tekeminen tulisi modernisoida ja saattaa vastaamaan nykyajan tarpeita. Tekemäni alustavan selvityksen perusteella valtuustoaloitteiden digitaalinen alusta järjestyisi ilman merkittäviä lisäkustannuksia ja mahdollistaisi sen, että aloitteet olisivat selkeästi nähtävillä jo ennen valtuuston kokousta kaikille osallisille ja myös aloitteen jättäjä ja kannattajat olisi helpompi tunnistaa ja saattaa oikein järjestelmään.
Esitän, että kustannusvaikutukset digitaalisen osallistumisen osalta selvitetään sekä selvitetään mahdollisuutta tehdä myös valtuustoaloitteet digitaalisella alustalla siten, että ne ovat saatavilla jo ennen valtuuston kokousta. Esitän toimeenpantavaksi, että mahdollistetaan etäosallistuminen, hybridimalli sekä täysi etäkokousmahdollisuus jatkossakin nykyisillä välineillä, koska Tuusulankin tulee olla moderni, rohkea ja nykyaikainen työ- ja toimintaympäristö, joka sopii erilaisissa elämäntilanteissa oleville ihmisille.
Käsittelyvaiheet
Valtuusto 4.10.2021 § 142: Kunnanhallitukselle valmisteltavaksi
Johtoryhmä 5.10.2021: Kuntatoimialalle valmisteltavaksi
Kunnanhallitus 27.11.2023 §482: Ehdotus valtuustolle
Valtuusto 11.12.2023 §180: Aloite käsitelty
Vastaus
Tuusulassa hyödynnetään nykyisellään digitaalisia osallistumismahdollisuuksia mm. valtuuston informaatiotilaisuuksissa ja erilaisissa iltakouluissa, jotka on järjestetty Teams-kokouksena. Lisäksi toimielimet voivat pitää kokouksiaan sähköisesti. Sähköisiä kokouksia on hyödynnetty mm. loma-aikoina. Myös asiantuntijoita voidaan kokouksessa kuulla etäyhteyden avulla. Keskustelujen ja poliittisen kannan muodostumisen vuoksi on edelleen haluttu pitää läsnäoloseminaareista ja -kokouksista kiinni. Näiden on nähty tuottavan myös merkittävää lisäarvoa korona-ajan jälkeen. Tuusulassa on valtuuston kaksipäiväinen seminaari järjestetty kevätkaudella ja sen lisäksi syksyllä talousarvioseminaari. Talousarvioseminaari ei ole sisältänyt yöpymistä.
Toimielimille on perustettu omat Teams-ryhmät, joiden kautta on mahdollista jakaa materiaalia. Mahdollista olisi myös valtuuston oman Teams-ryhmän kautta ilmoittaa valtuustoaloitteista muille valtuutetuille etukäteen ja saattaa se valtuutettujen tiedoksi. Toimintamallit ovat pitkälti valtuuston ja ryhmien päätettävissä.
Varsinaisten toimielinten kokousten osalta nykyisessä hallintosäännössä on mahdollistettu järjestäminen kolmella tavalla: varsinainen kokous, sähköinen kokous tai sähköinen päätöksentekomenettely. Varsinaisessa kokouksessa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Käytännössä siis hybriditoteutusmalli tarkoittaa nykyisessä mallissa sähköistä kokousta, jossa osa osallistujista osallistuu samasta paikasta sähköiseen kokoukseen.
Kunnan kokoustiloissa on tällä hetkellä vaihtelevat mahdollisuudet hybridikokousten järjestelyihin. Uusien kampusten ja kunnan palvelukeskuksen valmistuttua, parantuvat myös hybridikokousmahdollisuudet. Vaikka hybridikokouksia on jouduttu korona-aikanakin harjoittelemaan, voi niissä edelleen ilmetä teknisiä haasteita. Periaatteena hybriditoteutuksissa tulisi olla, että osallistujat ovat yhdenvertaisessa asemassa riippumatta siitä osallistuvatko he kokoukseen paikan päällä vai etäyhteyden avulla.
Mahdollisuutena olisi hyödyntää toimielinten kokouksissa (pois lukien valtuusto) sähköistä päätöksentekomenettelyä, jossa kanta käsiteltäviin asioihin käydään ilmaisemassa ennen kokousta järjestelmässä. Kuitenkin jos yksikin jäsen on eri mieltä ehdotuksen kanssa tai ei ole käynyt ilmaisemassa kantaansa asiaan, siirtyy asian käsittely varsinaiseen kokoukseen. Näin ollen sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotto edellyttäisi aktiivisempaa kokousjärjestelmän käyttöä kaikilta luottamushenkilöiltä, mutta toimiessaan helpottaisi luottamustehtävän hoitoa vähentämällä ilta-aikojen kokouksia.
Kunnanhallitus kehottaa valtuustoaloitteen johtopäätöksenä kunnan toimielimiä huomioimaan myös muut mahdollisuudet järjestää kokouksia, iltakouluja ja seminaareja kuin perinteiset läsnäkokoukset.
Päivitetty: 15.12.2023