Paperittomaan kokouskäytäntöön siirtyminen

Aloite tehty:
04.03.2013
Aloitteen tekijä:
Tuusulan Kokoomuksen valtuustoryhmä
Tyyppi:
Valtuustoaloite
Käsittelyvaihe:
Käsitelty

Nykyisin kaikki kokousmateriaali kopioidaan, siirretään kirjekuoriin ja toimitetaan taksikuljetuksena valtuutetuille, kunnanhallituksen ja lautakuntien jäsenille. Tämä ei välttämättä ole taloudellisesti eikä myöskään ekologisesti järkevin toimintatapa. Siksi esitämmekin, että Tuusulassa tehdään suunnitelma paperittomaan kokouskäytäntöön siirtymiseksi. Siirtyminen tapahtuisi vuoden 2014 aikana.

Täma edellyttää ict-valmiuksien nostamista asian vaatimalle tasolle. Poliittisille päättäjille tarvitaan sisäinen alusta kunnan verkkoon ja mahdollisuus kannettavan tietokoneen käyttöön. Kokousmateriaalit olisivat noudettavissa kunnan verkkosivuilta. Tietokoneen osalta vaihtoehtoina voisivat olla joko kannettavan tietokoneen hankinta luottamushenkilölle tai sopiva korvaus oman tietokoneen käytöstä.

Kokouksissa olisi käytössä sähköinen aineisto, ja osallistujat seuraisivat asioiden käsittelyä omilta koneiltaan.

Järjestelmään siirtyminen edellyttäisi myös koulutusta ja käyttäjätukea aluksi esim. valtuuston kokousten yhteydessä.

Kopiointi- ja kuljetuskustannusten poistuminen kattaisivat merkittävän osan muutoksesta. Oleellinen muutos olisi kuitenkin toimintatavan muuttuminen joustavammaksi sekä päällekkäisyyksien ja epätarkoituksenmukaisten menettelyjen poistaminen työprosessista. Paperittomuus tukisi myös Tuusulan ympäristötavoitteita ja kestävää kehitystä. Hyviä esimerkkejä ja malleja asiasta on saatavissa jo useasta kunnasta.

Käsittelyvaiheet

Valtuusto 4.3.2013 § 54: Kunnanhallituksen valmisteltavaksi
Johtoryhmä 5.3.2013: Päätöksenteon tuki ja lainopillisten palveluiden valmisteltavaksi
Kunnanhallitus 10.2.2014 § 67: Ehdotus valtuustolle
Valtuusto 31.3.2014 § 43: Aloite käsitelty

Vastaus

Kunnanhallituksen jäsenillä ja valtuuston puheenjohtajistolla on ollut vuodesta 2006 lähtien käytössään kunnan hankkimat kannettavat työasemat, joilla on mahdollistettu hallituksen sähköinen kokoustyöskentely. Työasemien hankinnasta, käyttötuesta ja laajakaistayhteyksistä aiheutuvat kustannukset kunnalle ovat n. 15.000 euroa vuodessa. Kunnanhallituksen esityslistat lähetetään sähköisesti myös kunnanhallituksen varajäsenille, jotka käyttävät omia tietokoneitaan.

Kunnan taloudellisen tilanteen vuoksi valtuutetuille ei ole voitu hankkia kannettavia työasemia, mutta valtuusto on 9.12.2013 § 156 päättänyt, että kokouskutsu esityslistoineen lähetetään sähköisesti, jollei sitä erikseen pyydetä paperitulosteena. Valtuutetut käyttävät omia tietokoneitaan (pl. kunnanhallituksen jäsenet ja valtuuston puheenjohtajisto). Paperitulostetta on pyytänyt neljäsosa valtuutetuista.

Kasvatus- ja sivistystoimialan lautakunnat ovat pääosin siirtyneet sähköiseen kokouskäytäntöön. Muissa lautakunnissa on käytössä pääosin paperiset esityslistat, joskin esityslistan saa halutessaan sähköisesti.

Nykyinen järjestelmä, jossa lähetetään s-postilla linkki, joka hakee salasanalla suojatun esityslistan kunnan verkkolevyltä, mahdollistaa väliaikaisratkaisuna em. sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymisen.

Henkilöstölle tarkoitettu intranet toteutuu kuluvan vuoden aikana. Vuoden 2014 talousarviossa ei ole varauduttu luottamushenkilöiden extranettiin, mutta se toteutunee vuonna 2015 osana sähköisten palveluiden ja prosessien kehittämistä. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta on tarkoituksenmukaista, että luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sähköinen alusta toteutuvat peräkkäin.

Viimeistään siinä vaiheessa, kun extranet toteutuu, pyritään kaikkien toimielinten osalta siirtymään paperittomaan kokouskäytäntöön.

Päätös

Päivitetty: 04.04.2014

« Takaisin