Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman ideoinnin tarkoituksena on löytää paljon erilaisia ajatuksia ja ehdotuksia, joita voidaan tarvittaessa karsia pois. Ideointivaiheessa voidaan käyttää erilaisia menetelmiä kuten ajatuskarttaa tai aivoriiheä. Anna mielikuvituksen lentää! Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa, sillä hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

Miksi tapahtuma järjestetään?
Minkälaista ohjelmaa siellä olisi tarjolla?
Missä tapahtuma järjestetään?
Mikä on tapahtuman ajankohta ja kesto?
Kenelle tapahtuma on suunnattu?
Miten työryhmä toimii, minkälaiset resurssit ovat käytössä?
Millaisen mielikuvan haluamme antaa yhteisöstämme ja yhteistyökumppaneistamme?

Tuusulan alueen vuosittaiset tapahtumat

Tuusulassa on erilaisia ja eri kohderyhmille suunnattuja tapahtumia ympäri vuoden. Ennen tapahtuma-ajan päättämistä kannattaa tarkistaa eri tietolähteistä onko alueella päällekkäisiä tapahtumia.

Yhteistyö muiden toimijoiden, järjestäjien ja yhdistysten kanssa voi myös olla hyvä idea. Ole rohkeasti yhteydessä muihin järjestäjiin ja tehkää yhdessä suurenmoinen tapahtuma. Mikäli sinulla on hyvä idea esimerkiksi toteutettavaksi Tuusula viikolla — ole rohkeasti yhteydessä järjestäjään! Lisätietoa Tuusulan vuosittaisista tapahtumista saat kulttuuritapahtumat sivuilta sekä Tuusulan kunnan tapahtumakalenterista!

Tilaisuuden järjestäjän vastuu

Tilaisuuden järjestäjällä on vastuu tapahtumasta ja sen turvallisuudesta.

Tapahtumanjärjestäjä:

* vastaa kaikista liikennejärjestelyistä ja turvatoimenpiteistä sekä mahdollisista tapahtuman vaatimista ilmoituksista ja luvista viranomaisille

* vastaa tilaisuuden kustannuksista mm. ohjelmisto, tapahtumatekniikka, järjestysmiehet jne.

* tekee alueen loppusiivouksen samaan tilaan kuin alue oli ennen tapahtumaa. Alue tulee pitää siistinä myös tapahtuman aikana.

* vastaa mahdollisista vahingoista. Viheralueiden käyttö myynti-, liikenne- tai pysäköintipaikkana on ehdottomasti kielletty.

* huolehtii, että toiminta ei haittaa ajoneuvo- ja jalankulkijaliikennettä

* huolehtii, että toiminta ei haittaa pelastusajoneuvojen kulkua

* huolehtii, että tilaisuus ei kohtuuttomasti häiritse ympäristöä

Tapahtumapaikan valinta

Tuusulassa on useita tapahtumapaikkoja, siksi paikan valinnassa onkin hyvä pohtia muutamaa asiaa. Alkuun on hyvä miettiä tapahtuman luonteeseen soveltuvaa tapahtumapaikkaa. On hyvä myös pohtia tapahtuman kohderyhmä, tapahtuma-aika sekä miten kävijät ovat tavoitettavissa. Tapahtumapaikan valinnassa on myös huomioitava mahdollinen meluhaitta sekä vuokrakustannukset.

Tapahtumapaikkaa valittaessa kannattaa miettiä miten toiminnot sijoitetaan alueelle, ja mitä lisäpalveluita mahdollisesti tarvitaan. Miten on esimerkiksi wc-tilat, opasteet ja pysäköinti järjestetty alueella ja onko paikalle mahdollista saada sähköä.  Tapahtumapaikasta on hyvä piirtää kartta. Suurempien tapahtumien (yli 200 kävijää) tapahtumakarttaan on merkittävä tapahtuman rakenteet, toimipaikat, poistumistiet, ensiapupiste sekä alkusammutuskaluston sijainti.

Tuusulan kunnan vuokrattavat tilat

Tuusulan kunnalla on erilaisia tiloja, joita voit varata tapahtuma-, harrastus- tai kokoontumiskäyttöön. Tuusulan kunnan vuokrattavat tilat sivustolle on koottu mm. Tuusulan alueen liikunta-, nuoriso-, koulu-, päiväkoti-, perhekeskus-, kokoustilat sekä kirjastojen ja seurakunnan tilat. Sivustolta löytyy myös tiedot Tuusulan kunnan Pop Up -tilasta sekä yksityisiltä vuokrattavista tiloista. Myös Tilavaraus-sovelluksesta löydät Tuusulan kunnan vuokrattavia tiloja.

Yleisten alueiden käyttö

Tuusulan kunnan yleiset alueet ovat aktiivisessa kuntalaisten käytössä. Yleisellä alueella tarkoitetaan asemakaavassa katualueeksi, toriksi, virkistysalueeksi tai näihin verrattavaksi alueeksi osoitettua kunnan toteutettavaksi tarkoitettua aluetta. Yleisten alueiden käyttö edellyttää yleensä aina alueen käyttölupaa kunnan kanssa. Yleisille alueille myönnetään lupia mm. mikäli tapahtumaa varten tulee sulkea parkkipaikka, katu tai muu yleinen alue kokonaan tai osittain sekä mainontaan ja katualueen käyttöön tapahtumissa.

Alueen käyttölupaa ei kuitenkaan tarvita seuraaviin tapahtumiin:

* toritoimintaan, vaan siihen on haettava erillinen lupa Tuusulan kunnan Kunnossapitopäälliköltä

Lupahakemukset tulee tehdä 21 päivää ennen suunniteltuja toimenpiteitä, Lupapiste.fi palvelussa. Huomioittehan, jos hakemukseen sisältyy ELY-keskuksen hallinnoimia alueita, kannattaa lupa hakea 1-2 kk ennen toimenpiteitä.

Alueen käyttöluvan tekeminen on maksutonta seuraavissa tapauksissa:

* Kyseessä on yleishyödyllinen toiminta. Yleishyödylliseksi toiminnaksi katsotaan esimerkiksi järjestötoiminta suunnattuna nuorille, urheilujärjestötoiminta, kansalaisjärjestötoiminta ja koulutoiminta. Maksuttomuuteen oikeuttava yleishyödyllinen toiminta tulee olla korostetusti yleishyödyllistä siten, että se on suunnattu esimerkiksi tietylle erityisryhmälle kuten lapsille, vammaisille tai nuorille. Pelkästään kaupalliseen toimintaan tähtäävä hanke ei vielä täytä yleishyödyllisyyden määritelmää. Jos hankkeen yhteydessä näkyy liikemerkkejä, ei yleishyödyllisyyden määritelmä täyty.

* Lyhytaikaiset kokoontumiset, kulkueet ja niihin järjestäytymiset, samoin kuin yksityisten henkilöiden järjestämät pienimuotoiset ja lyhytkestoiset tapahtumat.

* Yksityisten henkilöiden harjoittamasta myyntitoiminnasta yleisellä alueella voidaan myös myöntää maksuvapaus silloin, kun myyntitoiminta on pienimuotoista ja sen voidaan katsoa elävöittävän kaupunkikuvaa.

* Pienimuotoinen kaupallinen taide- ja kulttuuritoiminta

Muut yleisille alueille myönnettävät luvat ovat pääosin maksullisia, tarkemmat tiedot ja hakuohjeet tästä.

Katu-tai puistoalueisiin liittyvät neuvontapyynnöt suositellaan lähettämään Lupapiste-palvelun kautta. Tarvittaessa neuvontapyynnöt voidaan muuttaa varsinaisiksi hakemuksiksi. Ohjeet hakemusten ja neuvontapyyntöjen laatimiseen.

Liikuntapaikat:

Tuusulan vapaa-aikapalvelut ylläpitää liikuntapaikkoja Tuusulan kunnan alueella, joita ovat mm. koulujen pallokentät, lähiliikuntapaikat ja liikuntasalit. Tuusulan kunnassa sijaitsevat hiekkapintaiset pallokentät ovat kuntalaisten vapaassa käytössä, huomioiden kuitenkin koulujen työajat, jolloin ne ovat koulujen käytössä. Kentillä pelataan harvoin otteluita, eikä niissä ole usein sellaista toimintaa, mikä estää niiden vapaata käyttöä. Nurmikentät ovat pääsääntöisesti seurojen varaamia ja koulujen kentät täydentävät vapaiden, maksuttomien ja vuorottomien liikuntapaikkojen tarjontaa. Lisätietoja Tuusulan kunnan alueen liikuntapaikoista saat tästä.

Tuusulan kunnan liikuntapaikkoja, kuten liikuntasalien varaaminen tulee tehdä sähköisen hakulomakkeen kautta.

Hyrylän monttu (vanha kesäteatterin monttu):

Montun vuokrauksesta vastaa Tuusulan kunnan kulttuuripalvelut.

Tapahtuman budjetointi

Budjetin laadinta on hyvä tehdä tapahtumaa suunniteltaessa. Budjettiin listataan tulot ja menot. Tuloilla tarkoitetaan varoja, jotka on varattu tapahtuman käyttöön sekä mahdolliset avustukset yms. Menoihin taasen listataan kaikki mahdolliset kulut kuten vuokrat, palkat, rakenteet, lupamaksut, esiintyjät yms. Lisäksi kannattaa aina budjetoida hiukan extraa menoihin, sillä yllättäviä kuluja saattaa esiintyä tapahtuman kuluessa.

Tuloja voidaan saada myymällä arpoja tai elintarvikkeita, avustuksilla tai vuokraamalla myyntipaikkoja kauppiaille. Tapahtumalle voi etsiä sponsorointia esim. alueen yrityksiltä ja yhteisöiltä. Sponsorointi voi olla rahallista tukea tai tuotteita. Ole rohkeasti yhteydessä oman alueesi toimijoihin!

Tapahtuman budjettimalli

Tuusulan kunnan avustukset

Tuusulan kunnassa avustuksia myöntävät kunnanhallitus sekä kasvatus ja sivistyslautakunta, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, sosiaali- ja terveyslautakunta ja tekninen lautakunta. Avustushauista julkaistaan tiedot paikallislehdissä sekä kunnan viestintäkanavissa. Osa avustuksista tulee hakuun heti tammikuussa, suurin osa kevään aikana, osa syksyllä.

Muut avustukset

Avustuksia voi myös hakea muilta tahoilta kuten säätiöiltä ja rahastoilta. Kannattaa tutustua Aurora tietokantaan johon on koottu suomalaisia tieteen ja taiteen rahoitusmahdollisuuksia. Tietokannan kautta pääset helposti rahoittajien omille verkkosivustoille, joista voit tarkistaa hakuohjeet. SKR Uudenmaan rahasto tukee taiteeseen liittyviä projekteja, tapahtumia ja kulttuuritilaisuuksia, joiden kohde tai toteuttaja on Uudeltamaalta.