Tapahtuman toteuttaminen

Tapahtuman järjestäjä vastaa kaikista liikennejärjestelyistä ja turvatoimenpiteistä sekä mahdollisista tapahtuman vaatimista ilmoituksista ja luvista viranomaisille.

Tapahtuman järjestäjä vastaa mahdollisista vahingoista. Viheralueiden käyttö myynti-, liikenne- tai pysäköintipaikkana on ehdottomasti kielletty. Järjestäjä myös huolehtii, että toiminta ei haittaa ajoneuvo- tai jalankulkijaliikennettä eikä toiminta haittaa pelastusajoneuvojen kulkua.

Tapahtuman infrastruktuuri

Sähkö: Useissa tapahtumissa tarvitaan sähkö esimerkiksi äänentoistolaitteisiin ja valoihin.  On hyvä huomioida, että aina tavallinen pistorasia ei riitä, vaan suuremmat laitteet vaativat kolmivaihevirran (16A). Lisätietoja tapahtuman sähkö, vesi ja rakenteista saat tapahtumapaikan vastaavalta.

Vesi: Aina kun tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on paikalle järjestettävä myös vettä. Vesipisteiden sijainnit ja vesiasioista lisätietoja antaa tapahtumapaikasta vastaava taho.

Yleisötilaisuuksien käymälät: Yleisötilaisuudessa on oltava riittävästi käymälöitä sekä miehille että naisille. Käymälöiden on sijaittava tarkoituksenmukaisesti eri puolilla tapahtuma-aluetta ja käyttäjien on oltava asianmukaisten näköesteiden suojassa. Alueelle on laitettava opasteet käymälöiden sijainnista. Käymälässä on oltava käsienpesumahdollisuus ja hygieeninen käsien kuivausmahdollisuus.

Käymälät suuressa yleisötapahtumassa

Miesten käymälöistä voidaan 50 % korvata vastaavalla määrällä virtsa-altaita. 50 cm kourua vastaa 1 wc-paikkaa. Jos käymälöitä on käytettävissä muissa tiloissa, tapahtuma on lyhyt tai on muu erityinen syy, voidaan em. ohjeista poiketa tapahtumakohtaisesti. Asiasta on sovittava ympäristövalvonnan kanssa. Kun on kyseessä tilaisuus, joka kestää yli 5 tuntia, tai jos tilaisuudessa anniskellaan alkoholia, on käymälöiden määrää lisättävä. Lisätietoja Keski-Uudenmaan ympäristökeskus.

Jätehuolto: Tapahtuman järjestäjällä on velvollisuus huolehtia jätehuollosta tapahtuma-alueella. Jätehuollolla tarkoitetaan sitä, että alueella on riittävä määrä jäteastioita. Kuivajäteastioiden lisäksi on hyvä olla jäteastiat bio-, lasi-, metalli-, paperi ja pahvijätteelle, mikäli on oletettavaa, että tapahtumassa syntyy ko. jätettä. Hyvä nyrkkisääntö on, että jätettä syntyy 50-100g/kävijä, mikäli alueella tarjoillaan ruokaa.  Huomiothan, että jätehuoltosuunnitelma on laadittava, mikäli tapahtumasta aiheutuu paljon roskia ja jätettä esim. ruoka- ja juomamyynnin vuoksi. Lisätietoja Keski-Uudenmaan ympäristökeskus.

Tilapäiset rakenteet: Yleisötapahtumiin tarvitaan välillä tilapäisiä rakenteita, kuten telttoja, esiintymislavoja ja katsomoita. Kaikki tilapäisten rakenteiden sijainnit merkitään tapahtuma-alueen karttaan.  Teltoissa ja katoksissa on oltava tarpeeksi suuret painot (betoni/vesi) ja tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt. Lisätietoja ja säädökset koskien tilapäisiä rakenteita löydät: Opas pelastussuunnitelman laadintaan.  

Esteettömyys: Esteettömyys on otettava huomioon tapahtumaa suunniteltaessa, sillä se mahdollistaa tasavertaisen osallistumisen kaikille. Tapahtumissa esteettömyys saavutetaan mm. tapahtumapaikan sijainnin valinnalla sekä erilaisten korokkeiden ja kulkuväylien rakentamisella.  Muistathan ilmoittaa markkinoinnissa, mikäli tapahtuma ei ole esteetön. Lisätietoja Tuusulan kunnan tilojen esteettömyydestä.  

Löytötavarat: Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava löytötavaroista ja suunniteltava niiden vastaanottaminen. Tapahtuman jälkeen löytötavarat on toimitettava mahdollisimman pian Itä-Uudenmaan poliisilaitokselle. Lisätietoja löytötavara-menettelystä.

Opasteet: Tapahtumanjärjestäjän kannattaa huomioida riittävät opaste-kyltit tapahtumapaikalle. Näitä opasteita ovat esimerkiksi wc, inva-wc, lastenhoito, ensiapupiste ja tupakointipaikka.

Tienvarsi-ilmoitukset: Tuusulan kunnan alueelle saa laittaa maksullisia mainoksia ja ilmoituksia, kunhan niille on haettu lupa lupapiste-palvelussa. Mainoksille ja ilmoituksille tarvittavat luvat kannattaa hakea alueen käyttöluvan yhteydessä, jolloin tarvitaan vain yksi lupa ja siitä menee yksi maksu. Tuusulan kunnan hakuohjeet ja taksat.

Tiedotus ja markkinointi

Tiedotus ja markkinointi ovat yksi tärkeimmistä asioista, kun tuotetaan tapahtumaa. Hyviä markkinointikanavia ovat mm. Some, ilmaislehdet sekä Tuusulan verkkosivujen tapahtumakalenteri.

Julisteita, esitteitä ja flyereitä voi jakaa ilmoitustauluille, joita on esimerkiksi Tuusulan kunnan kirjastoissa ja kaupoissa. 

* Paikallislehdille voi lähettää tiedotteen tapahtumasta. Tuusulan alueella näitä ovat Keski-Uusimaa sekä Viikkouutiset. Tiedotteet voi lähettää toimitus.keskiuusimaa@media.fi ja vu.toimitus@media.fi.

* Tapahtumakalentereita on internetissä useita joihin tapahtuma kannattaa ilmoittaa. Tuusulan alueella toimivat mm. Tuusulan verkkosivujen tapahtumakalenteri, Keski-Uusimaa lehden Menoinfo ja Helsingin Sanomien Menovinkki

* Sosiaalinen media on tärkeässä roolissa tapahtumaviestinnässä. Facebookissa on esimerkiksi useita Tuusula-ryhmiä johon tapahtumansa voi ilmoittaa kuten: Tuusula, Tuusulalaisten ilmoitustaulu, Jokelalaisten ilmoitustaulu, Kellokoskelaisten ilmoitustaulu ja Happenings@tuusula

Tiedotteen laatiminen

Työryhmän viestintä

Työryhmän toimivan viestintä auttaa tapahtuman järjestämisessä. Sopikaa yhdessä työryhmän kanssa teille sopivista viestintävälineistä. Näitä voivat olla esimerkiksi suljetut Facebook-, tai WhatsApp-ryhmät.