Yleisohjeita tarjoajille

Mahdollisimman pian tarjouspyynnön huomattuasi -  lue se läpi sanasta sanaan

• Jos et ymmärtänyt jotain, esitä asiasta kysymys kunnan hankintayksikölle tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti, pääsääntöisesti tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta.
• Jos jotain asiaa ei ole ilmaistu yksiselitteisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa, niin ei kannata tehdä olettamuksia eikä omia tulkintoja.
• Kaikkien osapuolien etu on, että Tarjoaja esittää kysymyksiä epäselvistä asioista (tarjouspyynnöissä on määräaika kysymysten esittämiselle) ja hankintayksikkö vastaa niihin julkisesti

Omat tulkinnat asioista voivat huonoimmassa tapauksessa johtaa siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Ole erittäin huolellinen laatiessasi tarjousta

Tarkista tarjouksesi sisältö ja että tarjous sisältää pyydetyt liitteet ennen sen jättämistä. Tarjouspalvelun kautta tehtyjä tarjouksia on mahdollista täydentää vielä tarjouksen aukioloaikana.

Esimerkki: Jos hintavertailuun vaikuttava hinta on jätetty ilmoittamatta, ei hintaa voi jälkikäteen korjata tai ilmoittaa, koska se ei ole tasapuolista ja syrjimätöntä muita tarjoajia kohtaan.

Vastaa vain siihen mitä kysytään ja niin kuin kysytään

Mikäli tarjouspyyntö sisältää tarjouspyynnön vastaisia varaumia tai sopimusehtoja, se voidaan hylätä tarjouspyynnön vastaisena.

Esimerkiksi:

• Tarjouspyynnössä vaaditaan ilmoittamaan toimitusaika viikkoina tai päivinä yhtenä kokonaislukuna. Tällöin ei saa ilmoittaa, että toimitusaika on 4-6 viikkoa, muutamia viikkoja, 10-15 arkipäivää, tms.
• Tarjouspyynnössä ei vaadita ilmoittamaan tarjouksessa maksuehtoa (tarjouspyynnössä tai sopimusluonnoksessa ilmoitetaan maksuehdon olevan 21 päivää netto). Tällöin ei saa ilmoittaa tarjouksessa, että maksuehto on vähemmän kuin 21 päivää netto.
• Jos tarjouspyynnössä ei vaadita toimittamaan tarjottavan laitteen esitteitä, käyttöohjeita, yms., niin niitä ei tarvitse toimittaa. On mahdollista, että materiaaleissa saattaa olla jotain tarjouspyynnön vastaista.

Edellä mainituissa tapauksissa kunnalla on oikeus tai jopa velvollisuus hylätä tarjous suoraan.

Älä jätä tarjouksen laatimista ja jättämistä viimeiseen päivään

Mikäli tarjouspalvelu.fi -portaali on sinulle vieras, suosittelemme tutustumista siihen hyvissä ajoin ennen kuin tarjouksen määräaika umpeutuu. Tarjous kannattaa valmistella ajoissa, jolloin jää aikaa mahdollisiin ongelmatilanteisiin, kuten tietoliikenneyhteyksien katkoihin.

Tarjouksen toimittaminen perille määräajassa on tarjoajan vastuulla, minuutinkin myöhästynyt tarjous hylätään.

Oikeuskäytännön mukaan asia on yksiselitteinen: myöhästynyt tarjous tulee hylätä.

Tietopyynnöt ja Vuoropuhelut

Joistain hankinnoista julkaistaan HILMA-ilmoituskanavassa tietopyyntö, joka toimii usein myös ennakkoilmoituksena tulevasta hankinnasta. Tietopyynnöllä pyydetään hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä ilmoittautumaan hankintayksikölle.  Hankinnoissa pyritään käymään vuoropuhelua alan yritysten (erityisesti paikallisten yritysten) kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisua (joko yrityskohtaisesti tai esimerkiksi kaikille yrityksille suunnattujen yhteisten infotilaisuuksien muodossa).

Mikäli olet mukana vuoropuhelussa ja pääset kommentoimaan asiakirjaluonnoksia, niin käytä tilaisuus hyväksi:
 
Lue luonnokset huolellisesti läpi - “Tee kotiläksysi!”

• Kerro ja kommentoi hankintayksikölle sellaisista ehdoista, jotka ovat alan erikoisuuksia, käytännön toimintatapoja tai mitkä eivät ole alalle tyypillisiä.
• Kommentoi rohkeasti hankintayksikölle sellaisista kohdista ja vaatimuksista tarjouspyynnön materiaalissa, jotka estävät yritystäsi tarjoamasta. Kerro, miten kyseisiä kohtia kannattaisi muuttaa.
• Mikäli jokin kohta on mielestänne epäselvä tai tulkinnanvarainen, niin kysy mitä sillä tarkoitetaan ja pyydä hankintayksikköä tarkentamaan kohta.