Etupainotteinen kuluseuranta palvelukeskushankkeeseen
"Kunnan palvelukeskushanke on kallis ja pitkäaikainen hanke. Seuraamme hankkeen edistymistä lievästi huolestuneena kustannusten tiimoilta. Liitteissä ei ole hankesopimusta kunnan osan toteutuksesta. Samoin liitteistä puuttuu liite 2, jossa olisi näkyvissä mitkä vuokravastuut eri osapuolille olisi tulossa.
Siksi Keskiryhmät (Keskusta, RKP ja KD) ja TuPu esittävät, että valtuusto velvoittaa konsernijaoksen seuraamaan etupainotteisesti hankkeen kulurakenteen kehitystä sekä suunnittelu-, kehitys- ja toteutusvaiheessa. Konsernijaoksen tulee raportoida kuluseurannasta sekä kunnanhallitukselle että valtuustolle. Mahdolliset muutokset hankesuunnitelmaan, joilla on merkittävä kustannusvaikutus tilavuokraan, tulee hyväksyttää konsernijaoksella. Jos osapuolten vuokravastuut muuttuvat aiemmin esityksestä on ne tuotava poliittiseen päätökseen ennen kuin hanketta aletaan toteuttaa."
---------
Toteuttaja laatii Kohteen Toteutussuunnitelman, joka sisältää Kohteen lopullisen vuokratason (kokonaisvuokra/vuosi) ja Osapuolet viimeistelevät vuokraehdot siten, että Tilaaja voi päättää niiden hyväksymisestä ja siirtymisestä Toteutusvaiheeseen kohdan 6.2 mukaisesti tai sopimuksen purkamisesta kohdan 6.4. mukaisesti.
...sentekoprosessit ja niiden vaatiman ajan. Tällöin Kehitysvaiheessa syntyneet Kohteen suunnittelukustannukset sisällytetään Vuokrasopimuksen mukaiseen kokonaisvuokraan, eikä niitä veloiteta Tilaajalta erikseen.
6.3 Kehitysvaiheen kustannuksien raportointi
Toteuttaja sitoutuu pitämään kirjaa ja raportoimaan Kehitysvaiheen toteutuneista kustannuksista Tilaajalle siten, että tilaajan käyttäessä Exit-oikeuttaan toteutuneiden kustannusten määrä voidaan riidatttomasti todentaa. Tilaajalla on halutessaan oikeus nimittää riippumaton KHT-tilintarkastusyhteisö todentamaan kustannusten määrä.
8. Muutosten hallinta
8.1 Kehitys- ja Toteutusvaiheen muutokset
Mikäli Tilaaja edellyttää Kehitysvaiheessa suunniteltavaksi muutoksia, joita ei ole esitetty lopullisen tarjouspyynnön hankinta-asiakirjoissa ja muutosta ei ole mahdollista toteuttaa Hanketta kehittämälläkään ilman, että se vaikuttaa Toteuttajan tarjoaman vuokran määrään, on kyseessä Kehitysvaiheen muutos. Kehitysvaiheen muutoksia voidaan toteuttaa Kehitysvaiheen projektisuunnitelmassa kuvatun hyväksymisprosessin ja aikataulun mukaisesti.
Mikäli Tilaaja edellyttää Toteutusvaiheessa tehtäväksi vuokrien määrään vaikuttavia Toteutussuunnitelman muutoksia, vuokria muutetaan muutoksen vaikutuksia vastaavasti.
Edellä mainittu Toteutusvaiheen muutos on kyseessä silloin, jos muutosta ei ole mahdollista toteuttaa Hanketta kehittämälläkään ilman, että se vaikuttaa Toteuttajan tarjoaman vuokran määrään.
Toteuttaja ei toteuta Kehitys- tai Toteutusvaiheen muutosta ennen kuin Osapuolet ovat sopineet Kehitys- tai Toteutusvaiheen muutoksen sisällöstä ja vaikutuksesta vuokraan kohdassa 8.2 mainituilla perusteilla.
8.2 Vuokran muutoksen laskentaperusteet Kehitys- ja Toteutusvaiheen muutoksissa
Kehitys- ja Toteutusvaiheen vuokrasopimustasoon vaikuttavien muutosten laskentaperusteet ovat seuraavat:
Kehitys- ja toteutusvaiheen aikana mahdollisets vuokrasopimustasoa muuttavat yhteisesti sovitut lisä- ja muutostyöt voidaan niiden Hankkeen kustannuksiin vaikuttavaa nettokustannusvaikutusta vastaavilta osin lisätä vuokraan kuolettamalla ne 15 vuoden vuokrasopimusaikana käyttäen 6 %:n korkoa tai vähentää vuokran suuruudesta samalla laskentaperiaatteella. Edellä mainittujen lisä- ja muutostöiden nettokustannusvaikutus voi kuitenkin olla yhteensä enintään 1 miljoonaa euroa (alv 0 %), jonka ylittävältä osalta vuokralainen maksaa lisä- ja muutostyöt suoraan vuokranantajalle erillistä laskutusta vastaan.
Edellä tässä kohdassa kuvattuja vuokran määrää vähentäviä vuokrasopimustasoa alentavia lisä- ja muutostöitä voi tulla vain vuokralaisten (Tuusulan kunta ja HOK-Elanto) esityksestä. Lisäksi todetaan, että vuokrasopimustason muutos voi johtua myös toimivaltaisen viranomaisen esittämästä vaatimuksesta."
Käsittelyvaiheet
Valtuusto 3.10.2022 § 126: Kunnanhallituksen valmisteltavaksi
Johtoryhmä 4.10.2022: Kasvun ja ympäristön hoidettavaksi
Tekninen lautakunta 14.12.2022 § 140: Ehdotus kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle
Kunnanhallitus 20.2.2023: Ehdotus valtuustolle
Valtuusto 6.3.2023 § 36: Aloite käsitelty
Vastaus
Tuusulan kunnan palvelukeskushanke toteutetaan vuokramallilla. Vuokramallilla rakentaminen tarkoittaa sitä, että hankevalmisteluista, suunnittelusta, rakennusluvista ja koko rakennusprojektista kustannuksineen valmiin kohteen luovutukseen asti vastaa sijoittaja NREP. Kunta tulee valmiisiin tiloihin vuokralle. Vuokrasopimuksessa määritellään selkeästi rakennettavat tilat, materiaalit sekä vuokrauskäytännöt koko vuokra-ajalle.
Palvelukeskuksen perusvuokra ja investointivuokra sidotaan täysimääräisesti elinkustannusindeksiin. Vuokralainen maksaa lisä- ja muutostöiden toteutuneita kustannuksia vastaavan määrän takaisin vuokranantajalle erillisenä investointivuokrana. Vuokranantaja tekee kustakin vuokralaisen pyynnöstä tehtävistä lisä- ja muutostöihin kuuluvista töistä laskelman ja hyväksyttää sen kunnalla ennen lisä- ja muutostöiden aloittamista. Investointivuokrana laskutettavien lisä- ja muutostöiden arvo voi olla kuitenkin yhteensä enintään 1 000 000 euroa. Tämän ylittävältä osalta kunta maksaa lisä- ja muutostyöt suoraan vuokranantajalle kertasuorituksena erillistä laskutusta vastaan ennen hallinnanluovutusta.
Hallintosäännön mukaan konsernijaoston tehtäviin ei kuulu kunnan toimitilahankkeiden kustannusten seuranta. Hallintosäännön mukaan rakennusten ja toimitilojen vuokralle ottaminen kuuluu kunnanhallituksen toimivaltaan.
Hyrylän palvelukeskushankkeen kunnalle kohdistuvia kustannukset on hankinta-,kehittämis- ja seuraavassa toteutusvaiheessa seurattavissa käytettyjen konsulttitoimeksiantojen osalta. Ennen käyttöönottoa syntyvät kustannusten tasot ovat olleet tähän asti ennakoidun suuruisia eikä talousarvioon ole tullut nousupainetta tästä johtuen.
Päätöksenteko kustannusmuutosten osalta
Kustannusten muutoksista päätetään kuten hallintosääntö ja delegointipäätökset määräävät. Palvelukeskuksen mahdolliset merkittävät hankesuunnitelmamuutokset kustannusvaikutuksineen tuodaan kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Kunnanhallituksen kannattaa harkita päätösvallan delegoimista pienten kustannusmuutoksia aiheuttavia muutosten esim. tilapalvelupäällikölle.
Päivitetty: 10.03.2023