Mäntymäen tilojen hakeminen

Asukkaat ja Tuusulassa toimivat yhteisöt voivat hakea Tuusulan kunnan omistamia Mäntymäen kiinteistön kokoontumistiloja maksutta käyttöönsä. Yritykset eivät voi varata tiloja.

Tilat ovat varattavissa ma-su klo 8-21 väliselle ajalle ja ovat tarkoitettu erilaisia tilaisuuksia, kerhotoimintaa ja kokoontumisia varten.

Mäntymäki sijaitsee osoitteessa Luurikuja 1, 04300 Tuusula.

Varausohjeet

Mäntymäen varauksia ylläpidetään Timmi-tilavarausohjelmassa.   

Haettaessa tilan käyttövuoroja, tulee hakijan rekisteröityä ohjelman käyttäjäksi. Käyttäjätunnusten hakijana voi toimia rekisteröityneen järjestön/yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Edellä mainitun hakijan tulee toimittaa nähtäväksi ennen tunnusten hyväksymistä maksimissaan kolme (3) kuukautta vanha yhdistysrekisteriote, josta ilmenee hakijan nimenkirjoitusoikeus.

Rekisteröityvällä hakijalla tulee olla käytössään sähköpostiosoite. Käyttäessään Timmi-tilavarausohjelmaa käyttövuorojen hakemisessa hakija antaa suostumuksensa varauspäätöksen sähköiseen tiedoksiantoon sähköpostitse.

Tunnuksia annetaan yhdet per järjestö/yhdistys ja ne toimitetaan sähköpostitse yhdistysrekisteriotteen esittämisen jälkeen.

Yhdistysrekisteriote pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostilla tilavaraus(at)tuusula.fi. Mikäli sähköpostitse toimittaminen ei ole mahdollista, voi rekisteriotteen käydä tuomassa Pia Järvenpäälle, Tuuskoto, Kotorannankuja 10, 04300 Tuusula, arkisin klo 9.00-15.00 välillä. Sovithan tuloajastasi etukäteen p. 040 314 3402.

Huom! Mikäli järjestöllä/yhdistyksellä on jo käytössään Timmi-tunnukset esim. koulutilojen varaamista varten, ei uusia tunnuksia tarvitse tilata. Mäntymäen tiloja haetaan käyttöön samoilla tunnuksilla.

Mikäli hakijalla ei ole mahdollisuutta tehdä sähköistä käyttöhakemusta, käytettävissä on paperinen käyttöhakemus.

Vakituiset kalenterivuoden varaukset 

Mäntymäen tilojen vakituiset varaukset vahvistetaan aina kalenterivuodeksi kerrallaan.

Katso ohjeet rekisteröitymiseen kohdasta "Varaushojeet" ja järjestelmän käyttöohjeet "linkkejä" -laatikosta sivun alussa. 

Huom! Hakija ei näe kalenterissa muiden jo tekemiä varaushakemuksia.

Vaiheet:

1) Rekisteröityminen ja yhdistysrekisteriotteen toimittaminen kuntaan

2) Kirjautuminen ohjelmaan ja varaushakemusten teko ohjeiden mukaan

3) Varauspäätös sähköisesti yhteyshenkilölle ja puheenjohtajalle

 

Yhteisötilojen vakiovuorojen jakamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:

  1. Kunta myöntää harkinnanvaraisesti tilojen käyttövuoroja Tuusulassa toimintaa järjestäville yhdistyksille ja yhteisöille
  2. Toiminnan tulee olla yleishyödyllistä ja maksutonta osallistujille
  3. Vuoroja jaettaessa huomioidaan muun muassa ryhmän koko, toiminnan erityispiirteet ja linkittyminen kunnan strategiaan
  4. Kullekin hakijalle pyritään myöntämään ensisijaisesti toivotut vuorot kuitenkin siten, että mahdollisimman moni hakija saa vuoroja. Mahdollisissa päällekkäisissä toiveissa valinta tehdään harkinnan perusteella huomioiden edellisessä kohdassa mainitut tekijät. Lisäksi pyritään siihen, että päällekkäisissä toiveissa annetaan haluttu vuoro eri käyttäjille eri vuosina
  5. Kunta voi perua vakiovuoron, mikäli hakija ei noudata annettuja ohjeita ja ehtoja
  6. Mikäli kunta tarvitsee tilan omaan käyttöönsä tulee siitä ilmoittaa hyvissä ajoin tilan käyttäjälle, kuitenkin viimeistään 10 vrk ennen yksittäisen vuoron peruuttamista. Vakiovuorojen kohdalla muutoksista neuvotellaan yhdessä tilan käyttäjien kanssa viimeistään 2 kuukautta ennen.

 

Avainten noutaminen

Varausvahvistuksen saatuasi, voit noutaa Mäntymäen avaimen Tuusinfosta (Autoasemankatu 2) aukioloaikoina. Avaimen voi noutaa aikaisintaan varausta edeltävänä päivänä. Avain luovutetaan nimetylle vastuuhenkilölle, jonka on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä. Avain tulee palauttaa viimeistään tilaisuutta seuraavana päivänä. (Vakituiset käyttäjät saavat oman avaimen itselleen). 

Varauksen peruminen

Mikäli varattua tilaa ei käytetä, tulee varaus perua ensisijaisesti järjestelmän kautta.

Mäntymäen käytön ohjeistus

Varauksen tehnyt yhteisö sitoutuu käyttämään Mäntymäen tiloja Mäntymäen käytön ohjeistuksen (doc) ja keittiön käytön ohjeistuksen (doc) mukaisesti. Käyttäjän tulee huolehtia oman käyttövuoronsa päättyessa tilojen siistimisestä samaan kuntoon, kuin ne olivat käyttövuoron alkaessa. Laiminlyönnistä tai käytön vastaisesta toiminnasta johtuvista vahingoista vastaa käyttäjä.

Kiinteistönhoito ja siivous

Tilaan liittyvä vikailmoitus/palvelupyyntö kiinteistönhoidollisissa asioissa tehdään Tuusulan kunnan tilakeskukseen sähköisellä vikailmoituslomakkeella: http://res.haahtela.fi/julkaisu/vikailmoituskaavakkeet/vikailmoitukset_tuusula.asp. (Valitse kiinteistöksi "Maamiesseurantalo, Luurikuja 1").

Ohje vikailmoituksen laatimiseen.

Mikäli kyseessä on välitöntä reagointia vaativa vika tai uhka esim. vesivahinko/vuoto, tulee ennen sähköisen vikailmoituksen laatimista olla yhteydessä kiinteistönhoitajaan p. 040 314 4515 tai normaalin työajan ulkopuolella (iltaisin ja viikonloppuisin) päivystynumeroon p. 040 314 2261.

Varustelu

Mäntymäessä on pieni keittiö, jonka varusteluun kuuluu mm. kahviastiasto lusikoineen ja juomalasit 70 hengelle, 3 kahvinkeitintä, 2 vedenkeitintä, 2 termoskannua ja tarjoiluastioita. Kokoontumistilassa on videotykki ja tietokone.

Yhteyshenkilö

Tilan käyttöön, varaamiseen ja varusteluun liittyen lisätietoja antaa Tuusulan kunnan keskitetty asiakaspalvelu Tuusinfo (Autoasemankatu 2) p. 09 8718 3070 tai tuusinfo@tuusula.fi.